12. mars gjorde Utlendingsdirektoratet (UDI) som mange andre kontorarbeidsplasser. Vi sendte de ansatte hjem som en del av nedstengningen av samfunnet. Et umiddelbart problem var at de færreste hadde nødvendig utstyr til å kunne jobbe effektivt hjemmefra, noe som for UDIs del tidligere har vært begrunnet med sikkerhetshensyn knyttet til behandling av saker som involverer sensitive personopplysninger.

Det har vi funnet løsninger på, og vi var i tillegg heldige med timingen. I løpet av våren var det uansett planen å gå over til mobilt utstyr til alle ansatte. Den nye og uventede situasjonen krevde imidlertid at vi snudde oss rundt raskt. I løpet av fire-fem dager, inkludert helg, fikk vi mobilisert ressurser som kunne klargjøre 900 bærbare PCer, satt opp med tilgang til fagsystemene, og få dem levert ut til de ansatte.

Fra stengt til operativ
I løpet av noen få dager gikk vi fra å være en langt på vei nedstengt butikk til å være et fullt operativt direktorat, med over 95 prosent av de ansatte på hjemmekontor. Hvordan dette fungerte i praksis, kunne vi langt på vei observere gjennom antallet vedtak som ble fattet i utlendingssaker. Etter kort tid lå dette på nivå med, eller litt i overkant av normalnivået.

Det meste av vanlig møtevirksomhet ble opprettholdt og flyttet til digitale kanaler, som for vår del er Teams. Det skjedde nesten sømløst til tross for at de fleste av oss hadde lite erfaring med denne type møter. Det vi manglet av rutine, hentet vi inn gjennom en rask og bratt læringskurve. Det hjalp også at vi for to år siden hadde innført Office 365 med mange nye samhandlingsverktøy og lagring i sky.

Ikke lenge etter begynte vi å høre spørsmålet: Hva skal vi egentlig med vanlig kontor?

Fungerer uten kontor
Jeg har de siste ukene gjort meg noen refleksjoner om dette. Vi har altså i flere uker hatt et Utlendingsdirektorat uten kontor. Og det fungerer. Fra utsiden skal det det knapt være mulig å merke forskjell. Medarbeidere sitter hjemme og fatter vedtak om blant annet asyl, familieinnvandring, statsborgerskap, i tillegg til andre type oppgaver. Til og med sentralbord og veiledning av brukere over telefon, er langt på vei flyttet til hjemmekontor. Blant få oppgaver som gjøres fra vanlig kontor, er intervjuing av asylsøkere fordi dette er sensitive samtaler. Men asylsøkeren deltar på Skype fra lydsikrede rom i asylmottak.

Det meste av den løpende produksjonen og saksbehandlingen fungerer altså, uten vanlig kontor.

Savner kollegene
Etter hvert som ukene går merker vi likevel at det er noen forskjeller på før og nå. For eksempel begynner ansatte å savne kollegene og de sosiale sidene ved jobben, selv om noen prøver å kompensere litt gjennom virtuelle fredagskaffer og lignende. Mange synes det er bra å kunne jobbe mer hjemmefra. Av og til. Men ikke uke etter uke, på ubestemt tid. Skulle dette vare lenge nok, risikerer vi kanskje å se former for slitasje vi ikke helt overskuer nå. I så fall kan det også påvirke hva vi klarer å levere.

En tydelig observasjon er at oppgaver folk løste på kontoret hver dag før koronakrisen, kan de løse minst like godt hjemmefra. De som måtte tro at friheten hjemme gjør at ansatte leverer dårligere, bør nå ha blitt overbevist om at så ikke er tilfelle. Snarere tvert om.

Samhandling krevende
Men når denne situasjonen varer en stund, vil vi også ha behov for å gjøre ting vi ikke har innarbeidede rutiner for. Utviklingsoppgaver, kreative endringsprosesser, opplæring i nye oppgaver er eksempler der det å bare kunne møtes digitalt ikke er like rett fram. Å ta imot nyansatte blir også mer utfordrende. Vi får sikkert mer trening og erfaring med slike ting også. Det viser likevel at det er noen oppgaver og situasjoner som opplagt er lettere å håndtere når de fleste er samlet på arbeidsplassen, særlig oppgaver som krever utstrakt samhandling mellom mennesker.

Det som likevel er sikkert, er at UDI og store deler av det norske kontorarbeidslivet har lært hvordan en mer fleksibel arbeidssituasjon kan fungere. Jeg tror tiden da alle møtte på kontoret omtrent på samme tid om morgenen og dro hjem på ettermiddagen, er forbi. Kontoret vil fortsatt ha en viktig plass, men ikke så dominerende som før.

Jeg vet ikke hvordan hver enkelt medarbeider i UDI for tiden legger opp arbeidsdagen sin. Ikke er det så viktig heller, så lenge man leverer det som forventes. I utgangspunktet er det mange fordeler ved at hver enkelt kan legge opp dagen slik det passer best. I hvert fall så lenge man deltar i nødvendige møter og er tilgjengelig for brukere og samarbeidspartnere når det trengs.

Mer fleksibilitet
Tariffestede regler om arbeidstid i staten er ikke helt tilpasset denne situasjonen, og sannsynligvis heller ikke arbeidslivet slik det vil utvikle seg når vi er tilbake til normalen. (Arbeidstidsreglene er midlertidig satt ut av kraft pga koronasituasjonen.) Nå som de fleste jobber hjemmefra, er jeg sikker på at regler om kjernetid og ytre arbeidstid «brytes» av mange. Ifølge disse reglene må du i normalsituasjonen være på jobb mellom 9.00 og 14.30, og du kan ikke jobbe etter kl. 21 om kvelden.

I likhet med mange andre ser jeg fram til en mer normalisert jobbhverdag. Men alt bør ikke bli som før. I virksomheter med arbeidsoppgaver som kan legge til rette for det, taler mye for at vi bør åpne for langt mer fleksibilitet når det gjelder hvor og når de ansatte jobber. Det kan gi mer engasjerte og fornøyde medarbeidere. I så fall gir det også bedre resultater.